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IT-Leiter einer Hochschule gibt Administration an Cloud ab – und nachmittags feile ich an der Strategie!

IT-Leiter einer Hochschule gibt Administration an Cloud ab

Wo er arbeitet, das kann Jens Bomrich heute frei entscheiden. Und er hat Zeit für innovative Projekte. Der IT-Leiter der Hochschule der Wirtschaft für Management plant etwa, einen Service-Bot für die Studenten einzurichten. Bomrich ist zum Innovationstreiber geworden, seit die Hochschule in Mannheim einen Zero-IT-Ansatz fährt.

Jens Bomrich sitzt am Tisch seines VW-Buses. Er tippt eine E-Mail auf seinem Notebook und schließt mit „Grüße aus dem mobile Office, Jens“. Ein Klick auf „Senden“ – fertig. Er lehnt sich zurück und blickt hinaus auf eine Wiese, die in der Ferne von einem Wald umsäumt wird.

„Zu 90 Prozent ist es egal, ob ich irgendwo unterwegs bin oder im Büro sitze“, sagt Bomrich, IT-Leiter der Hochschule der Wirtschaft für Management (HdWM). So ist er nur drei Tage auf dem Campus, die andere Zeit hat er seine Arbeit dabei. „Diese Flexibilität des Arbeitsplatzes haben wir mit der Cloud bekommen.“

Den Gang in die Cloud hatte die Hochschule in Mannheim im Sommer 2015 beschlossen. Die Studenten und auch die Mitarbeiter sollten produktiver arbeiten können. Es war höchste Zeit für diesen Schritt, erinnert sich Bomrich: „Wir sind eine Hochschule, die Innovation in ihren Studiengängen lehrt. Denn wir müssen unsere Studenten auf die Globalisierung und Digitalisierung in der Wirtschaft vorbereiten.“

Innovationen? Keine Zeit dafür …

„Aber lange Zeit haben wir uns mit einer angestaubten IT umgeben“, gesteht Bomrich, der überwiegend mit IT-Beschaffung und Administration beschäftigt war. „Als Admin musstest du rechnen: Wie viele Nutzer musst du versorgen und wie viel Storage und CPU brauchst du dazu?“, erzählt Bomrich. „Dann musste ich den Betrieb aufrecht erhalten – am Ende habe ich die installierten Lösungen den Nutzern vor die Füße geworfen.“

Diesen Aufwand wollte die Hochschule radikal senken und plante einen Zero-IT-Ansatz. So fiel die Entscheidung für eine Single-Vendor-Strategie mit Microsoft. Künftig läuft das Campus-Informationssystem auf mehreren hochverfügbaren virtuellen Maschinen auf Microsoft Azure. Und Microsoft Intune kommt zum Einsatz, um Windows 10-Clients und mobile Geräte per Autopilot zu verwalten.

Auch den IT-Arbeitsplatz für Mitarbeiter und Studenten beschafft sich die Hochschule seit Mitte 2016 aus der Microsoft-Cloud. Office 365 bietet E-Mail, Teamräume in SharePoint sowie OneDrive für den Datenaustausch. Hinzu kommen Skype for Business und Teams – und alle Services lassen sich plattformunabhängig auf jedem beliebigen Endgerät nutzen.


 

Keine Angst vor Patchdays mit der Cloud

Damit sind die Patch-Days Vergangenheit, erinnert sich Bomrich: „Früher bist du freitags heim und hast nicht gewusst, ob montags noch alles läuft. Ob dann panische Anrufe von den Nutzern kommen, weil etwas nicht funktioniert.“ Heute läuft die IT-Infrastruktur auf der Microsoft Azure Plattform – mit einer Verfügbarkeit von 99,98 Prozent.

Mittlerweile konnte Bomrich mit Skype for Business auch die Telefonanlage der Hochschule ablösen. „Mit jeder Cloud-Lösung entfällt ein Stück Administrationsaufwand“, erläutert Bomrich. „Nach gut zwei Jahren Cloud-Betrieb sehe ich, dass ich mir jede Woche deutlich mehr als zehn Stunden an Arbeit spare“, erläutert Bomrich. Deutlich gewandelt hat sich auch sein Jobbild. Er beschäftigt sich weniger mit Administration und hat mehr Zeit für Strategie.

IT-Manager werden zu Beratern

Heute pflegt Bomrich ein Ritual, wenn er auf den Campus kommt. Er holt sich einen Kaffee und setzt sich zu Mitarbeitern, wenn sie arbeiten. „Dann beobachte ich, wie sie online arbeiten, was sie in Outlook und in Teams machen. Ich rede mit ihnen und versuche, sie zu unterstützen“, erzählt Bomrich. „Da sehe ich heute meinen Job drin. Da holt man am meisten raus.“

Einer, der diesen Wandel begleitet hat, ist Christian Mücke, Senior Cloud Consultant beim IT-Partner Bright Skies. „Die Hochschule hat schon einen gewissen Grad an Automatisierung erreicht“, bestätigt Mücke. „Jetzt ist die Chance, an neue digitale Services zu denken.“ Gemeinsam mit Bomrich überlegt er, wie man Studenten ein noch besseres Nutzererlebnis verschaffen kann. „Wir planen einen Bot-Service, der über Stundenplanänderungen informiert und weiß, in welchem Raum welche Vorlesung stattfindet“, erzählt Mücke. „Oder wie viele Punkte einem noch zum Semesterabschluss fehlen.“

Neue Projekte planen – statt die Vergangenheit zu administrieren

Nützlich könnte es auch sein, das Campus-Informationssystem mit Daten aus Office 365 anzureichern. Denn 2020 bezieht die HdWM mit weiteren Schulen des Internationalen Bundes den ib Campus in Mannheim – der von Microsoft als einer von 30 Flagship-Schools weltweit ausgewählt wurde. In dieser Initiative berät Microsoft, wie sich innovative Lernzentren umsetzen lassen, welche die Möglichkeiten moderner Technik maximal ausreizen

In all diesen Projekten zeichnet sich klar ein Trend ab. Bomrich hat die Administration in weiten Teilen hinter sich gelassen und hat mehr Zeit für Nutzerservices und Strategie. „Das ist genau das, was wir uns von der Cloud-Strategie erhofft hatten“, resümiert Bomrich. „Der Weg in Richtung Zero-IT hat sich gelohnt.“

 

 

Quellen:
https://customers.microsoft.com/de-de/story/hdwm-edu-office365-azure-skype-de-germany
https://www.hdwm.de/