Domcura & Bright Skies

Deckungszusage? Digital, sofort und signiert

Ein auf Microsoft Azure basierendes Signatur-Portal optimiert bei der DOMCURA AG, einem in Kiel ansässigen Assekuradeur, verschiedene bislang papierbasierte Prozesse. Das Ergebnis: raschere Deckungszusagen für Versicherungskunden, weniger Zeitaufwand für Sachbearbeiter und manipulationssichere Vertragswerke.
Die Kieler DOMCURA AG ist der führende Anbieter von privaten und gewerblichen Premium-Deckungskonzepten. Als Assekuradeur ist das Unternehmen aktiv in der Produktentwicklung, Antragsbearbeitung, Policierung, Vertragsverwaltung, Inkasso und Schadenbearbeitung. Das Unternehmen kooperiert mit rund 5.200 Maklern, Mehrfachagenten und Finanzdienstleistern sowie Maklerpools und Versicherungsportalen.
Im Dialog mit Versicherern, Maklern und Kunden entwickelt die DOMCURA fortwährend neue Deckungskonzepte. Die hohen Qualitätsansprüche des Unternehmens spiegelt unter anderem die Auszeichnung des TÜV Rheinland mit dem TÜV-Siegel zur Norm ISO 9001:2008 wider.

Geht es um Geld, spielt Tempo eine große Rolle – erst recht, wenn es zudem um Sicherheit geht. So wie im Tagesgeschäft der DOMCURA AG: Etliche Male pro Tag reichen Versicherungsvermittler aus dem ganzen Bundesgebiet im Namen ihrer Kunden einen Versicherungsantrag ein. Und erwarten ab diesem Moment eine Deckungszusage, sozusagen eine Vorab-Versicherungspolice.

Bis vor kurzem mussten die Mitarbeiter der DOMCURA hierzu die vom Vermittler per E-Mail oder Fax übermittelten Antragsformulare ausdrucken und von Hand stempeln. Der Eingangsstempel wurde dann im Vier-Augen-Prinzip von zwei Sachbearbeitern unterschrieben und eventuell handschriftlich ergänzt beziehungsweise kommentiert. Zu guter Letzt scannten die Mitarbeiter die Dokumente, um sie auf elektronischem Weg an den Kunden zu senden und gleichzeitig in der Vertragsverwaltungslösung zu speichern.

„Unseren Mitarbeitern waren die Medienbrüche und manuellen Abläufe ein Dorn im Auge“, sagt Lars Malinowsky, Leiter IT-Service der DOMCURA AG. „Viel lieber wollten die Sachbearbeiter einen durchgängigen elektronischen Prozess zum Bearbeiten und Unterschreiben, der das am Ende erzeugte PDF auch per digitaler Signatur unveränderlich macht“, so Malinowsky weiter.

 

Signatur

Signiert in der Cloud

Mit dieser Anforderung wandten sich die Verantwortlichen des Assekuradeurs an die Fachleute des Microsoft-Partners Bright Skies GmbH – die auch prompt eine Lösung vorschlugen: ein in C# selbst programmiertes Signaturportal, das als Web-Anwendung auf Microsoft Azure läuft. „Die Sachbearbeiter melden sich per Single-Sign-on bei unserem Portal an und können dort je nach Zugriffsberechtigung verschiedene Dokumententypen auswählen, darunter die so oft benötigten Deckungszusagen“, erklärt Marco Viets, CTO und Partner bei Bright Skies.

Die vom Versicherungsvermittler geschickten Dokumente wandern per Upload ins Portal und können dort vom Sachbearbeiter digital gestempelt werden. Anschließend reicht das Portal das Dokument an einen zuvor ausgewählten Kollegen weiter, der den zweiten Stempel an einer beliebigen Stelle platzieren kann. Danach übermittelt das Portal das Dokument automatisch an den Dienst von DocuSign. Mit dessen Hilfe unterschreiben die Sachbearbeiter das Dokument, bevor es abschließend von DocuSign mit einer digitalen Signatur versehen an das DOMCURA-Portal zurückgeschickt wird. Die Signatur-ID ist gut sichtbar auf dem Dokument vermerkt, so dass Versicherungsnehmer sofort auf eine Manipulation der Deckungszusage beziehungsweise des Vertragswerks aufmerksam würden.

Natürlich profitieren nicht nur die Kunden und Vermittler durch die raschere Vorgangsbearbeitung – und der somit schneller eintreffenden Deckungszusage – vom neuen elektronischen Prozess: „Unser Signatur-Portal schafft zudem die Medienbrüche in unserem Prozess aus der Welt“, sagt Lars Malinowsky. „Es kommuniziert auch automatisch per API mit den Servern von DocuSign, ohne unsere Mitarbeiter mit einem erneuten Upload oder verschiedenen Login-Vorgängen zu behelligen“, so der IT-Leiter weiter.

Angemeldet in der Cloud

Grundlage hierfür ist neben dem API-Zugriff das Azure Active Directory: Die Mitarbeiter der DOMCURA AG melden sich nur einmal mit ihren Office 365-Anmeldedaten beim Portal an. Azure Active Directory übergibt die Anmeldeinformationen dann auch an DocuSign. Auch die in einem Drop-Down-Menü gelisteten Kollegen, die der Sachbearbeiter für den Vier-Augen-Prozess hinzuziehen kann, werden aus dem Active Directory gespeist – und zwar abhängig von ihren dort definierten Zugriffsrechten beziehungsweise Nutzergruppen.

„Die Wahl für Azure als Grundlage des neuen Portals fiel uns denkbar leicht. Denn wir nutzten schon zuvor Azure-Dienste von Microsoft und waren rundum zufrieden mit deren Leistung und auch den Konditionen“, führt IT-Leiter Malinowsky aus.

Die Cloud macht sich bezahlt – und zwar doppelt
Zudem stellten die Verantwortlichen der DOMCURA vor Projektstart einen Vergleich auf zwischen den Entwicklungskosten für das neue Portal und den Kosten, die der vorhandene, teilweise papierbasierte Prozess verlangte. Das Resultat fiel klar zugunsten von Azure beziehungsweise des vollständig elektronischen Prozesses aus.

Im Praxisbetrieb zeigte sich dann schon nach wenigen Wochen, wie hoch die Einsparung tatsächlich ausfällt: Eine Stunde und mehr an wertvoller Arbeitszeit spart sich jeder der 20 Sachbearbeiter pro Tag. Vom Komfortgewinn ganz abgesehen. Den alten, papierbasierten Prozess hat das Portal jedenfalls schon nach kurzer Zeit in Gänze abgelöst.

„Sämtliche Rückmeldungen der Anwender bei der DOMCURA sind positiv“, freut sich Marco Viets. „Die zu Beginn noch vorhandenen Kinderkrankheiten der Lösung haben wir sofort heilen können, da dank Cloud ja keine Neuinstallation einer Client-Software nötig ist“, so Viets weiter. Insgesamt mussten die Entwickler nur 15 Tage aufwenden, um das Portal zu erstellen und die erwähnten Startschwierigkeiten zu beheben. Sämtliche Entwicklungsaufgaben, inklusive Quellcodeverwaltung und Deployment der fertigen Lösung, wurden mit Hilfe von Azure DevOps (formerly Visual Studio Team Services) erledigt. „Durch den minimalen Erstaufwand gab es für uns nur ein sehr kleines Risiko für den Fall, dass die Lösung von den Anwendern nicht angenommen wird“, sagt Lars Malinowsky.

Mehr Arbeit für das Signatur-Portal

Neben dem einfacheren Deployment macht sich die Azure Cloud auch durch clevere Zusatzfunktionen wie Application Insights bemerkbar. Damit erhalten die DOMCURA-Verantwortlichen jederzeit Statistiken zur Portalnutzung und auch Hinweise auf Fehler.

Letztendlich hat die überzeugende Umsetzung des Portals die Verantwortlichen der DOMCURA AG dazu motiviert, auch weitere PDF-basierte Prozesse an das Portal zu übertragen. So müssen beispielsweise bisher Eingangsrechnungen teilweise von drei verschiedenen, an unterschiedlichen Standorten tätigen Sachbearbeitern abgezeichnet werden. In diesem Fall kann das Signatur-Portal die Bearbeitungsdauer durch den Wegfall der Postlaufzeiten von mehreren Tagen auf wenige Minuten verkürzen. Durch diese neuen, über das Portal abgewickelten Prozesse erhöht sich die Last um mehrere tausend pro Jahr zu bearbeitende Dokumente – die das Signatur-Portal locker wegstecken kann. Denn anders als lokale Server skalieren die Cloud-Dienste ja problemlos und quasi per Mausklick.

Quelle:
https://customers.microsoft.com/de-de/story/domcura-insurance-azure-active-directory-app-visual-studio-de-germany
https://www.domcura-ag.de/